VIRTUELLE TEAMS –
EIN ZIEL, MEHRERE ORTE

Vernetzung und Zusammenarbeit über die Grenzen des Büros hinaus: Digitalisierung und veränderte Lebens- und Arbeitswelten führen dazu, dass Zusammenarbeit nicht mehr ständig an einem Ort und zur gleichen Zeit geschieht. Wir unterstützen virtuelle Teams dabei, ihre Zusammenarbeit effizient und auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet zu gestalten. Auch Virtualität ermöglicht echte Zusammenhalt, die Spaß macht.

VIRTUELLE ZUSAMMENARBEIT
WIRD IMMER WICHTIGER

Mitarbeiter sitzen immer häufiger an unterschiedlichen Orten, in verschiedenen Büros, im Homeoffice oder in Co-Working-Spaces – nicht nur weltweit und national, sondern auch regional verteilt. Kommunikation und Austausch findet also meist über Video- und Webkonferenzen, per Telefon oder E-Mail statt. Mit allen Vor- und Nachteilen.

Begriffe, die in diesem Zusammenhang auftauchen sind New Work, Work-Life-Balance, Heim- oder Telearbeit, Workation, Gig-Economy und viele mehr. Begrifflichkeiten gibt es also mehr als genug. Woran es vielen Unternehmen allerdings mangelt, sind Möglichkeiten für einen guten Umgang mit der Zusammenarbeit in virtuellen Teams und der Führung auf Distanz. Natürlich gelten in virtuellen Teams auch ganz klassische Regeln der Zusammenarbeit. Es gibt jedoch auch einige spezifische Herausforderungen, die zusätzlich zu meistern sind.

KURZ DEFINIERT: VIRTUELLE TEAMS

Virtuelle Teams sind eine Organisationseinheit, in der

  • Teammitglieder zeitlich befristet (immer häufiger, aber auch dauerhaft)
  • mit gemeinsamen Zielen
  • an verschiedenen Orten und ggfs. in verschiedenen Zeitzonen,
  • über regionale, nationale und Unternehmens-Grenzen hinweg zusammenarbeiten und
  • überwiegend digital bzw. medienvermittelt kommunizieren (E-Mail, Telefon, Videokonferenz)

Virtuelle Arbeit effizient gestalten

Als Unternehmensberatung mit mehreren Standorten und Beratern in ganz Deutschland kennen wir die Herausforderungen virtueller Zusammenarbeit. Virtuelle Teams haben in der Regel einen höheren Bedarf an klaren Vereinbarungen und Transparenz, da es kaum Anlässe für spontanen Austausch (z.B. in der Kaffeeküche) gibt. Gleichzeitig unterstützen klare Vereinbarungen die Teameffizienz hinsichtlich unterschiedlicher Themen:

  • Synchronisierung im Tagesgeschäft
  • Umgang mit Klärungsthemen und gemeinsamen Aufgaben
  • Gemeinsamer Fokus und strategische Ausrichtung
  • Transparenz
  • Umgang mit Konflikten und Meinungsverschiedenheiten
  • Regeln der Zusammenarbeit
  • Weiterentwicklung im Team
  • Kommunikationskanäle, Tools und Methoden

Ansatz auf unterschiedlichen Ebenen

Wir beraten und unterstützen unsere Kunden mit konkreten Methoden, Impulsen und Vorgehensweisen für virtuelle Teams. Es geht darum, die virtuelle Zusammenarbeit erfolgreich zu gestalten und als Team an der Herausforderung zu wachsen. Dabei setzen wir auf verschiedenen Ebenen an:

  • Kultur und Haltung
  • Individuelle Unterstützung auf Skill-Ebene
  • Vereinbarungen, Methoden und Routinen auf Teamebene
  • Einsatz von Tools und Technik (z.B. zum Projektmanagement)
  • Virtuelle Teamleitung

FÜNF HERAUSFORDERUNGEN VIRTUELLER TEAMS

Virtuelle Zusammenarbeit bringt einige Vorteile mit sich, ist allerdings auch mit verschiedenen Problemen bzw. Herausforderungen für die Teamarbeit verbunden.

Vertrauensaufbau und sozialer Austausch sind schwieriger, gleichzeitig verursacht die Technik bisweilen auch heute noch Schwierigkeiten, z.B. durch Übertragungsfehler, Server- oder WLAN-Überlastung. Hinzu kommt: Manches lässt sich im Rahmen einer Videokonferenz nicht transportieren, z.B. detaillierte Reaktionen auf Gesagtes, wenn mehrere Personen an der Videokonferenz teilnehmen. Insbesondere, wenn die Personen im „realen Leben“ kaum Kontaktpunkte haben, sind die Gegenüber schwer einzuschätzen und es entstehen Missverständnisse. Hinzu kommen in einigen Teams Sprachbarrieren und unterschiedliche Zeiten, zu denen gearbeitet wird.

Persönlicher Vertrauensaufbau

Fehlt die persönliche Nähe zueinander, ist es unter Umständen eine große Herausforderung, Vertrauen zu anderen Kollegen aufzubauen. Auf fachlicher Ebene findet man zwar oft schnell zueinander, aber der persönliche Kontakt bringt eine andere Art der Vertrauensbildung mit sich.

Daher ist es ratsam, virtuell zusammenarbeitende Menschen hin und wieder in der realen Welt zueinander zu bringen, selbst wenn dies aufwändige Reisen mit sich bringt. Gerade dann, wenn ein Team neu entsteht, ist ein Kick-Off mit persönlichem Kontakt ein guter Ausgangspunkt. Da das Team dann für längere Zeit vermutlich nicht mehr zusammenkommt, darf dieser Auftakt ruhig etwas intensiver ausfallen. Besteht die Möglichkeit nicht, dann lohnt es sich, auch im virtuellen Raum entsprechende Maßnahmen zur Vertrauensbildung zu etablieren. Dies gilt für die Beziehungen aller Teammitglieder untereinander genauso wie für die Führungskraft.

Sozialer Austausch

Neben der Leistungskomponente kommt der Arbeit auch eine soziale Rolle zu, welche nicht zu vernachlässigen ist. Ein Grund für das Entstehen von mehr und mehr Co-Working Spaces ist das Bedürfnis virtuell arbeitender Menschen nach sozialem Kontakt zu anderen.

Wenn ein Team auf unterschiedliche Standorte innerhalb derselben Organisation verteilt ist, haben die Teammitglieder in der Regel genügen sozialen Austausch, wenn Sie das Büro mit anderen Kollegen teilen (selbst wenn diese nicht zu ihrem Team gehören). Anders sieht es möglicherweise bei Kollegen im Homeoffice aus, wenn diejenigen dort eher isoliert arbeiten. Auch hier gilt es, im virtuellen Raum Zeit für Persönliches zu schaffen und das Team von Zeit zu Zeit auch physisch zusammenzubringen.

Schwierigkeiten mit der Technik

Die Wahl der Kommunikationskanäle und der Zusammenarbeitsplattformen ist enorm wichtig. Die Entwicklung auf Seiten der Software- und Hardware-Hersteller geht mit einer hohen Geschwindigkeit voran, und so gibt es immer wieder Updates und neue Features, vielleicht sogar ganz neue Programme für die virtuelle Zusammenarbeit.

In den Teams, mit denen wir arbeiten, hören wir leider häufig, dass mögliche Optimierungen auf technischer Seite nicht mit der erforderlichen Sorgfalt umgesetzt werden. Manch einer sieht sich mit neuer Technik alleine gelassen, Ärger und Frustration entstehen. Und gelegentlich hinkt die Konzern-IT in punkto Benutzerfreundlichkeit dem Standard hinterher. Darunter leidet die Qualität der Kommunikation, die Zusammenarbeit und letztlich auch die Leistung und der Erfolg des Teams.

Kurz mal auf etwas drauf schauen

Im Büro schnell erledigt, in virtuellen Teams nicht so einfach: Sich schnell mal zu einem Thema auszutauschen und Input von den Kollegen einholen. Oder einen guten Tipp bekommen, weil jemand gerade zufällig mitbekommt, woran man arbeitet. Auch hierfür gilt es Gelegenheiten zu schaffen, um sich gegenseitig zu unterstützen und Tipps und Tricks auszutauschen. Natürlich ist es auch ein Vorteil, wenn nicht immer jemand am Schreibtischrand auftauchen kann und „stört“ – doch bisweilen hätte es ein kurzer Austausch ein langes Suchen oder Arbeiten gespart. Eine mögliche Lösung sind sogenannte Messenger-Tools, die ein kurzes virtuelles „Anhauen“ bzgl. eine Frage ermöglichen, ohne den anderen direkt in ein Telefonat verwickeln zu müssen.

Unterschiedliche Arbeitsbeiträge

Sitzt man bei der Arbeit nah beieinander, so organisiert sich die Ausgeglichenheit der Arbeitsbeiträge meist von selbst. Man sieht, wer wieviel und wie lange arbeitet. In virtuellen Teams kommt es häufig zu Unterschieden in den Arbeitsbeiträgen. Und unabhängig davon, ob diese real sind oder nur lediglich die Wahrnehmung unterschiedlich ist, kann dies zu Konflikten führen. Das wirkt sich negativ auf Zufriedenheit und die Ergebnisse des Teams aus.

Es gibt allerdings verschiedene Möglichkeiten, um den Beitrag jedes einzelnen sichtbar zu machen, klare Vereinbarungen zu treffen und dafür zu sorgen, dass im Team gemeinsam an den Themen gearbeitet wird, die den höchsten Nutzen haben.

Trotz all der genannten „Fallstricke“ geht der Trend weiter in Richtung virtuelle Zusammenarbeit. Nicht zuletzt, weil Dienstreisen vielfach aus guten Gründen der CO2-Bilanz vermieden werden. Wenn Sie virtuelle Zusammenarbeit so gestalten möchten, dass Sie Mehrwert schafft – oder wenn es einfach vom Gefühl her „virtuell gerade nicht so gut läuft“ – Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gern, wie Sie Ihre virtuelle Zusammenarbeit auf einen Erfolgskurs bringen.

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Sebastian Luges besonderes Interesse gilt der Gestaltung von Kommunikations- und Dialogmaßnahmen rund um Change-Themen.

Sebastian Luge

Business Partner

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SO GELINGT VIRTUELLE ZUSAMMENARBEIT

Sie wollen Ihr teilweise oder gänzlich virtuell arbeitendes Team auf Erfolgskurs bringen? Dann empfiehlt es sich, einigen Themenfeldern besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

Teamkultur im Auge behalten

Um in virtuellen Teams gute Zusammenarbeit und gute Leistungen hervorzubringen, braucht es im Grunde genommen keine andere Teamkultur als bei Teams, die im gleichen Büro zusammenarbeiten. Allerdings fallen Aspekte, die nicht gut funktionieren, in virtuellen Teams bedeutend negativer ins Gewicht. Umso mehr lohnt es sich, auch kleinere Schwierigkeiten ins Visier zu nehmen und diese zu bearbeiten. Hier sind regelmäßige Team-Retrospektiven die richtige Maßnahme.

Darüber hinaus spielen Kommunikationsmittel eine wichtige Rolle. Wann immer Videokonferenzen möglich sind, ziehen Sie diese Telefonkonferenzen vor. Dies hilft auch in multikulturellen Teams, in denen nicht alle Mitglieder in Ihrer Muttersprache miteinander kommunizieren.

Individuelle Skills und Selbstorganisation fördern

In virtuellen Teams ist nicht immer gleich sichtbar, wer welche Talente mitbringt. Das gilt insbesondere für Talente, die möglicherweise außerhalb des Arbeitsschwerpunktes liegen, deren Integration aber einen Mehrwert für das Team bieten kann. Entsprechend wichtig ist es, Raum für Austausch darüber zu schaffen. Darüber hinaus ist es nicht einfach, mal eben so Wissen weiterzugeben. Auch hierfür braucht es entsprechende Zeit in entsprechenden Formaten, um den Wissens- und Informationsaustausch zu unterstützen.

Der Fähigkeit selbstorganisierten Arbeitens kommt in virtuellen Teams eine besondere Bedeutung zu. Nicht jedem liegt bzw. gefällt es, sich selbst zu organisieren und oftmals ist es auch eine Frage des Führungsstils, ob ausreichend Raum für Selbstorganisation gegeben ist. Daher ist es wichtig, die Bedürfnisse der Führungskräfte und Teammitglieder zu kennen und bei Bedarf zu unterstützen.

Regeln, klare Vereinbarungen und Rollen definieren

Wann sind Kernarbeitszeiten? Wer ist wann für Fragen per Telefon zu erreichen? Wie werden Wissen und Informationen geteilt und Arbeitspakete verteilt? Schon diese wenigen Fragen zeigen, wie wichtig klare Regeln in Teams sind, damit alle das gleiche Verständnis von Abläufen haben. Wenn sich Kollegen nicht (häufig) sehen und nur schwerlich Mikro-Abstimmungen vornehmen können, sind klare Regeln extrem hilfreich. Natürlich in gesundem Maße, denn überflüssige Bürokratie und zu starre Regeln behindern die Flexibilität.

Ein gutes Format, um die Vereinbarungen iterativ und agil anzupassen, sind regelmäßige Retrospektiven mit dem Fokus auf Prozesse und Zusammenarbeit. Darüber hinaus sollte klar sein, wer was von wem erwarten kann. Rollenbeschreibungen sind eine gute Möglichkeit, um für Klarheit zu sorgen.

Tools und Technologien Gewicht geben

Das alle Zugang zu einem bestimmten Tool für die virtuelle Zusammenarbeit haben, heißt noch lange nicht, dass auch ein einheitliches Verständnis über eine effiziente Nutzung besteht. Auch kann sich bei einem genaueren Blick auf die Anforderungen des Teams herausstellen: Das Tool bildet gar nicht das ab, was in der Praxis gebraucht wird.

Eine gezielte Analyse und die Arbeit mit Tool- und Prozess-Prototypen können schnell Klarheit bringen, was konkret benötigt wird, um im virtuellen Team effizient zu arbeiten. Technologie muss beispielsweise ermöglichen, dass virtuelle Teams Informationen möglichst aufwandsfrei und asynchron teilen können. Sei es über Chats, Wikis, Intranet, Corporate Social Networks oder in der Dateiablage. Wichtig ist, alle am gleichen Dokument im gleichen Versionsstand arbeiten lassen zu können.

Darüber hinaus ist es elementar, dass alle eine entsprechende Technologiekompetenz haben bzw. aufbauen können. Auch eine gute technologische Ausstattung virtuell zusammenarbeitender Menschen sollte selbstverständlich sein.

Anspruchsvollere Führung im virtuellen Team

Führungskräfte virtueller Teams haben meist dieselben Anforderungen wie im Falle nicht-virtueller Teams. Allerdings ist vieles in virtuellen Teams schwerer zu erreichen, zu organisieren und etablieren. Es braucht beispielsweise gemeinsame Ziele und eine gemeinsame Vision, die ein Team teilt. Denn ein Team agiert nur dann als solches, wenn es ein Ziel verfolgt, das es nur gemeinsam und nicht jeder allein erreichen kann. In virtuellen Teams gilt dies genauso, allerdings ist eine gemeinsame Entwicklung und der Austausch darüber meist schwieriger zu realisieren.

Eine weitere Herausforderung können unterschiedliche kulturelle Hintergründe und Erwartungen an das Management sein. Auch wenn diese Anforderung in nicht-virtuellen Teams auftreten kann, ist diese in virtuellen Teams häufiger, sogar wenn die Beteiligten nur in verschiedenen Regionen Deutschlands leben. Hier braucht es schon ein gewisses Maß an kultureller Sensibilität und gute Kommunikations- und Dialogfähigkeiten.

Routinen im virtuellen Team etablieren

Manche Routinen können virtuellen Teams einen richtigen Produktivitätsschub geben. Ein Beispiel sind gemeinsame Stand-ups für die tägliche Synchronisation. Hinzu kommen virtuelle Arbeitssprints, um an größeren Themen zu arbeiten und natürlich regelmäßige Planungsmeetings und Retrospektiven. Was ein Team genau braucht, ist natürlich individuell zu betrachten. Wichtig ist, dass Routinen nicht einfach „on top“ kommen. Vielmehr sollte in Summe geprüft werden, welche Anlässe und Routinen wirklich notwendig sind und wie diese für alle effizient und zielführend gestaltet werden.

Entscheidungen in virtuellen Teams beschleunigen

Im Büro schnell abgestimmt, im virtuellen Team mitunter zäh und langwierig. Doch auch hier lassen sich schlanke Prozesse finden, die für Geschwindigkeit und Qualität bei Entscheidungen sorgen, ohne dass jemand diese Funktion zentral erfüllen muss. Haben Sie schon einmal vom „konsultativen Einzelentscheid“ gehört? Oder von „Delegation Poker“? Es gibt viele Ansätze, die an dieser Stelle hilfreich sind.

Meetings im virtuellen Team sinnvoll nutzen

Sich im richtigen Rhythmus regelmäßig zusammenzuschalten und sich gegenseitig zum Stand einzelner Arbeitspakete zu synchronisieren sollte in einem virtuellen Team selbstverständlich sein. In dem meisten virtuellen Teams geschieht dies auch. Unsere Erfahrungen zeigen jedoch: Format und Ablauf solch regelmäßiger Meetings werden von den Teilnehmern häufig als nicht sehr nutzbringend wahrgenommen. Besonders ungünstig, wenn sich aus diesem Grund Einzelne aus Meetings rausziehen und gar nicht teilnehmen.

Oft driftet auch die Aufmerksamkeit im virtuellen Meeting weg. Das heißt, einige Teilnehmer arbeiten nebenher parallel an ihren Themen weiter und klinken sich nur dann ins Gespräch ein, wenn sie aufgefordert werden. Dabei gilt: Gemeinsame Zeit ist bei virtuellen Teams sehr wertvolle Zeit und darf nicht verschwendet werden. Wir unterstützen unsere Kunden darin, passende Formate zu entwickeln, um virtuelle Meetings effizient und sinnstiftend zu gestalten.

Ein festes Team wird virtuell – oder umgekehrt

Wenn Sie gerade ihr gesamtes Team virtualisieren oder ein Teil in Zukunft virtuell arbeitet – z.B. im Homeoffice bei Wiedereinstieg nach Elternzeit – dann lohnt es sich diesem Übergang entsprechend zu gestalten. Ganz bestimmt entstehen auch für diejenigen, die weiterhin im Büro arbeiten, Optimierungen aus diesem Prozess.

Sie kennen sich im Team bislang nur aus der virtuellen Zusammenarbeit? Und nun gibt es einen Anlass, zu dem Sie persönlich zusammenkommen? Eine tolle Gelegenheit, um auch die Zusammenarbeit und gemeinsame Routinen in den Blick zu nehmen und sich bewusst besser kennenzulernen. Gern unterstützen wir Sie mit Ideen und Konzepten, um den Anlass zur nachhaltigen Weiterentwicklung im Team zu nutzen.