Wie zufrieden sind Sie mit der Effektivität und Effizienz der Besprechungen, die Sie aus Ihrem Arbeitsalltag kennen? Und sind Sie am Ende des Meetings motivierter als zuvor? Meetings gehören zu den zentralen Phänomenen unserer Arbeitswelt. Vieles kann gut und manches auch schieflaufen. Wie sollen Ihre Meetings sein?
Sinn & Zweck und angestrebte
Ergebnisse ...oder: Warum sind wir hier
und was tun wir hier eigentlich?
Oft werden Meetings deshalb anberaumt, weil ein nächster Schritt gebraucht wird. Unklar bleibt jedoch, worin der Sinn & Zweck hinter diesem, als nächster Schritt verkleideten, Meeting liegt. Solange für den Austausch im Rahmen eines Meetings kein klarer Fokus hergestellt wird, stellen sich die Teilnehmer häufig die Frage, weshalb schon wieder ein neues Meeting vor der Tür steht. Definieren Sie zunächst, worin der Sinn & Zweck des nächsten Zusammentreffens besteht und welcher konkrete Output angestrebt wird. So schaffen Sie Klarheit mit Blick auf die Erwartungshaltung und Ziele des anstehenden Meetings. Denn, wie auch Ruth Cohn sagte:
„Wenn Du wenig Zeit hast, nimm Dir am Anfang viel davon.“
Ruth Cohn
Teilnehmer definieren ...oder: was wir hier besprechen, betrifft mich gar nicht!
Hier kommt einem die Frage nach der Henne und dem Ei in den Sinn – passen die Themen nicht zu den Bedürfnissen der Teilnehmer oder passen die Teilnehmer nicht zu den zu besprechenden Themen? Wenn Sie den Sinn & Zweck eines anstehenden Meetings geklärt haben, überdenken Sie auch die Teilnehmer: Sind die Themen für alle Teilnehmer relevant und werden die Teilnehmer beispielsweise aufgrund ihrer Fachkenntnisse, Entscheidungsbefugnisse usw. gebraucht? Mehr Teilnehmer bedeuten nicht automatisch bessere Meetings (ganz im Gegenteil....). Gibt es Themen, die sich auch bilateral zwischen zwei Teilnehmern klären lassen, bietet es sich an, dies auch zu tun – außerhalb des aktuellen Meetings.
Meeting-Häufigkeit und -Dauer ...oder: schon wieder ein Meeting?
Überdenken Sie die Frequenz Ihrer Meetings. Ist es wirklich sinnvoll, sich jeden Montag erneut zum aktuellen Projekt zusammenzusetzen – obwohl sich seit der Vorwoche kaum neue Aspekte ergeben haben? Oder sind die Abstände zwischen die Meetings zu groß, sodass der Umfang pro Meeting nicht mehr handhabbar ist? Passen Sie die Häufigkeit Ihrer Meetings den Bedürfnissen im Team an. In manchen (Projekt-) Phasen ist es ausreichend, alle zwei Wochen einen gemeinsamen Aufsatzpunkt zu schaffen. In anderen Phasen kann es hilfreich sein, aus einem großen Meeting mehrere und kürzere Meetings zu machen, um der Geschwindigkeit des Projektes gerecht zu werden.
Meetingstruktur, Meetingregeln und Moderation ...oder: warum reden hier alle durcheinander?
Häufig nehmen wir Meetings als unproduktiv wahr, weil wir weder eine klare Meetingstruktur noch Meetingregeln oder Moderation erkennen können. Gehört wird, wer am lautesten spricht oder zum Beispiel aufgrund seiner Persönlichkeit im Vordergrund steht.
Eine im Vorfeld definierte Struktur, klare Meetingregeln und ein vorab definierter Moderator können hier Abhilfe schaffen. Der Moderator achtet auf die Einhaltung des zeitlichen Ablaufs und der Gesprächsregeln. So banal es sein mag: Während Kollege Müller noch präsentiert, hören die anderen zu – und unterbrechen nicht. Und auch die anschließende Diskussion kann strukturierter gestaltet werden: Zunächst leitet er eine Runde mit Klärungsfragen ein. So hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, seine unklaren Punkte zu erfragen. Anschließend gibt es eine Reaktionsrunde: hier kann jeder Teilnehmer seine persönliche oder fachliche Meinung zum von Herrn Müller präsentierten Vorschlag kundtun. Äußert sich ein Teilnehmer zu einem Aspekt, der gerade nicht „an der Reihe“ ist, verweist der Moderator auf den richtigen Zeitpunkt dafür.
Durch diese Differenzierung zwischen Präsentation, Klärungsfragen und Reaktionen können viele Diskussionen entwirrt und schneller Klarheit über die fachlichen Themen geschaffen werden.
Nächste Schritte festhalten ...oder: was ist eigentlich aus den Ideen im letzten Meeting geworden?
Aus Meetings heraus entstehen konkrete Aufgaben – die dann jedoch trotz Meetingprotokoll oft nicht weiterverfolgt werden. Meist, weil sich niemand direkt dafür verantwortlich fühlt oder doch unklar ist, worin nun der konkrete nächste Schritt besteht. Halten Sie diese nächsten Schritte einfach fest! Mithilfe eines Flipcharts oder einer gemeinsamen Datei lassen sich Vereinbarungen treffen, die die nächsten Schritte für alle Teilnehmer transparent machen.
Nächste Schritte sollten dabei eine handhabbare Größe haben und dürfen auch in Prototypen gedacht werden – es muss nicht immer das komplette Konzept als nächstes stehen, ein Brainstorming in Vorbereitung auf den ersten Prototyp kann auch ausreichen.
