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METHODE: OBJECTIVES AND KEY RESULTS - OKRS

Sinnvolles Zielemanagement mit kollektiver Intelligenz

Um eine Organisation gut zu steuern, braucht es sinnvolle Ziele. Nur wie kommt man am besten zu Zielen, die auf jeder Ebene des Unternehmens Kraft entfalten und gleichzeitig gut aufeinander abgestimmt sind? Eine Möglichkeit ist, mit OKRs zu arbeiten.

OKRS – AGILES FRAMEWORK
ZUR UNTERNEHMENSSTEUERUNG

Unternehmenssteuerung ist dann erfolgreich und wirksam, wenn sie sich an möglichst konkreten und verständlichen Zielen orientiert. Ziele sind dabei mehr als abzuarbeitende Maßnahmen und nächste Schritte. Eine neue bessere Ausgangslage, oder "das nächste Level" von dem aus eine Organisation operiert, kann als Ziel im Sinne von OKRs (Objectives and Key Results) verstanden werden.

  • Ein Objective ist ein qualitativ formulierter, erstrebenswerter Zustand. Es beschreibt, was ein Unternehmen, ein Bereich oder ein Team in einer bestimmten Zeit, typischerweise einem Quartal, erreichen will.
  • Zu jedem Objective gehören einige wenige Key Results. Diese sind quantitativ formuliert und beschreiben, was zu tun ist, um das Objective zu erreichen.

Das ist nun alles noch keine Raketenwissenschaft. Das Besondere am OKR Framework ist, wie die einzelnen Objectives und Key Results verschiedener Teams, Abteilungen und Bereiche untereinander in Beziehung stehen, und wie die Abstimmung aller OKRs in Bezug auf die Strategie erfolgt.

EIN INTEGRIERTES SYSTEM -
TOP DOWN UND BOTTOM UP

Dass sich Ziele von der Unternehmensstrategie ableiten sollten ist kein Novum. Bei dieser Vorgehensweise wird jedoch die kollektive Intelligenz der Organisation häufig nicht effektiv genutzt. Wenn die Ziele "aus dem Elfenbeinturm" kommen, dann verlieren Sie häufig im operativen Alltag an Bedeutung und sind realitätsfremd. Um dem entgegenzuwirken, werden OKRs nicht nur Top-Down, sondern auch Bottom-Up abgestimmt. Ein Verhältnis von 60:40 ist dabei ein gängiger Wert. Dadurch, dass Mitarbeiter mit Teamleitern, dann Teamleiter mit Führungskräften und diese dann mit dem Top-Management auch von unten nach oben Ziele abstimmen, wird ein stimmiges, an der Unternehmens- und Marktrealität ausgerichtetes Zielesystem etabliert.

 

OKRS SIND KOMMUNIKATION

All dies gelingt, indem an den richtigen Stellen die relevanten Informationen ausgetauscht und abgestimmt werden. In der Regel werden OKRs von der Unternehmensstrategie abgeleitet und dann in Team-Workshops besprochen. Das geschieht nicht im Jahresturnus, sondern in der Regel jeweils zu Beginn eines Quartals – oder in anderen Abständen, so wie es für die Organisation am besten passt.

Schon hier ist ein Unterschied zu bemerken: Jeder Mitarbeiter kann sein Wissen einbringen, um die Ziele mitzugestalten, an denen das Team arbeitet. Der Fokus ist klar die Unternehmensstrategie, die Realitätsprüfung ist das Wissen und sind die Erfahrungen derjenigen, die ihr Ohr direkt am Markt und den Kunden haben.

Als nächstes stimmen Teamleiter einer Abteilung die Ziele untereinander ab, um Überschneidungen, Dopplungen und Konflikte zu klären. Und so geht es weiter in Führungskräfte-Workshops, bis hin zur Unternehmensspitze. Das Ergebnis ist ein gut abgestimmtes Zielesystem, hinterlegt mit den jeweils lokal beeinflussbaren Key Results als Meilensteinen zur Erreichung der Objectives.

 

Fragen und Antworten zu Objective & Key Results

Ganz konkrete Antworten auf Fragen, die in unseren Projekten immer wieder auftauchen gibt es hier in unserem Q&A zum Download

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Julia Zirn

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ZIELE NICHT AUS DEM BLICK VERLIEREN

Durch die quartalsweise Top-Down und Bottom-Up Planung steigt bereits der Fokus auf das, was für die Organisation im entsprechenden Zeitraum wichtig ist. Um aber die Ziele und den Fokus in der alltäglichen Arbeit nicht aus dem Blick zu verlieren ist eine häufige Auseinandersetzung mit dem Thema empfehlenswert.

Ausrichtung

OKRs werden auf der Ebene von Geschäftseinheiten, Initiativen und Teams erstellt. Alle Entwürfe sind transparent, was Abhängigkeiten, Konflikte und Überschneidungen leicht erkennbar macht. Die Ausrichtung auf vertikale und horizontale Outcomes sowie Outputs erfordert so viel Kommunikation wie nötig, um herauszufinden, was sich für jedes Unternehmen richtig anfühlt. OKRs können nach dem Wasserfallprinzip oder von unten nach oben ausgerichtet werden.

Weekly Check-Ins

Im OKR Framework gibt es dazu die "Weekly Check-Ins". In diesem wöchentlich oder zweiwöchentlich stattfindenden Besprechungen werden die Ziele und die Key Results in den Blick genommen, Fortschritte notiert und Hürden aus dem Weg geräumt. Dieses Meeting lässt sich hervorragend mit anderen regelmäßigen Besprechungen kombinieren.

Midterm Check-In

Auf der Hälfte des Quartals bietet es sich an, die aktuellen OKRs umfangreicher zu reflektieren. Sind die OKRs noch die richtigen? Hat sich etwas geändert, das eine Änderung der aktuellen OKRs erfordert? Gibt es Abhängigkeiten, die wir bisher nicht angesprochen haben? Welche Initiativen sollten wir ergreifen, um das Beste aus der zweiten Quartalshälfte herauszuholen? Was haben wir bisher gelernt?

OKRs Retrospektive

Zum Ende eines Quartals wird dann die Schlussbilanz gezogen und Retrospektiven auf allen Ebenen sichern die Weiterentwicklung sowohl auf Team- wie auch auf individueller Ebene wie auch aus globaler Organisationssicht.

BEDEUTUNG FÜR JEDEN EINZELNEN

Häufig wird diskutiert, ob OKRs auf Teamlevel ausreichen oder ob auch auf individueller Ebene OKRs formuliert werden sollen. Eine abschließende Antwort darauf ist ein klares "es kommt darauf an". Je nach Organisationskultur und Arbeitsbereich können OKRs auf persönlicher Ebene sinnvoll sein oder eben nicht. Als Startpunkt empfehlen wir immer zunächst OKRs auf Teamebene. Denn auch auf dieser Ebene entfalten OKRs ihre Wirkung: Der Fokus ist klar und die Entscheidung jedes Einzelnen kann sich auch mit Team-OKRs an dem ausrichten, was insgesamt für Team, Abteilung und Organisation wichtig ist.

OKRS – AGILITÄT – ORGANISATIONALES LERNEN

In Organisationen, die bereits nach agilen Prinzipien arbeiten, führt die Einführung von Objectives und Key Results oftmals zu einer weiteren Erhöhung des Kundenfokus. OKRs sollten in einem dafür geeigneten System, transparent für alle Organisationsmitglieder dokumentiert sein, damit jederzeit sichtbar ist, welches Team woran arbeitet und wo relevantes Wissen und Talente in der Organisation vorhanden sind.

Organisationen, die sich beim Thema Agilität erst am Anfang stehen, erhalten mit dem OKR Framework agile Prinzipien gleich mit dazu: Iterative Vorgehensweise, Retrospektiven und vieles mehr.

OKRS FÖRDERN GEMEINSAMES LERNEN

Ein wichtiger Aspekt ist, dass die Fähigkeit von Organisationen gesteigert wird, gemeinsam zu lernen und in kurzer Zeit Fortschritte zu erzielen. Objectives und Key Results beschreiben immer eine "sinnvolle Wette". Sie beschreiben eine Annahme:

Wir müssen X erreichen, um Y zu haben.

X ist dabei das Objective, heruntergebrochen in messbare Key Results. Y ist das, worauf die Wette abzielt: Mehr Verkäufe, höhere Klickzahlen, mehr Umsatz etc. Übersetzt bedeutet dies, dass man genau formuliert, welche beeinflussbaren Ziele erreicht werden sollen, damit dies einen Effekt auf Kennzahlen hat, die man nicht unmittelbar beeinflussen kann.

OKRS SCHAFFEN FOKUS, KLARHEIT UND TRANSPARENZ

In dieser Unterscheidung liegt eine weitere große Kraft des OKRs Frameworks. Es zwingt Teams dazu, sich damit auseinanderzusetzen was genau die Einflussfaktoren für bessere Vertriebszahlen, höhere Margen oder ähnliches sind.

Einfach lässt sich das an einem Beispiel für sogenannte Lead- und Lag- Measures veranschaulichen. Wenn Sie als Unternehmen – sagen wir in der Energiebranche – eine niedrigere Unfallquote (Lag Measure) erreichen wollen, dann sind gute Lead Measures das Tragen eines Helms im Kraftwerk sowie das Tragen von Sicherheitsschuhen. In diesem trivialen Beispiel kommt man schnell darauf.

Stellen wir uns nun vor, das zu erreichende Ziel ist der freiwillige Einbau von smarten Energieverbrauchszählern in Haushalten zur Optimierung des Energiemanagements im westdeutschen Energienetz. Hier wird es wesentlich schwerer, die "richtige Wette" zu finden und herauszufinden, womit sind ein Team ein Quartal lang beschäftigen sollte.

Wenn Sie das OKR-Framework nutzen, dann vergrößert sich die Informationsoberfläche durch die immanenten Abstimmungsmechanismen und die kollektive Intelligenz der Organisation wird bestmöglich genutzt. So erhöhen Sie die Chance, dass Sie die "richtige Wette" eingehen. Und Sie lernen ebenso schnell, sollte es nicht die beste oder gar die falsche Wette sein – und verfolgen unnütze Ziele nicht über ein ganzes Jahr.

OKRs ist daher organisationales Lernen in Bestform. Verpassen Sie nicht die Chance, das volle Potential an Wissen und Erfahrung Ihrer Mitarbeiter auszuschöpfen. Probieren Sie es einfach mit uns aus.

SPOILER: AUF DER SUCHE NACH DER STRATEGIE

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das OKR Rahmenwerk ist eine klare strategische Ausrichtung der Organisation – auch wenn viele Inhalte Bottom-Up erarbeitet werden. Die Gesamtstrategie bietet zum einen eine längerfristige Orientierung und zum anderen bildet sie die Grundlage dafür, dass alle Teilziele auf das große Ganze hin ausgerichtet sind. Nicht selten fällt dabei auf, dass die Strategie des Unternehmens entweder an Klarheit vermissen lässt oder dass die Kommunikation der Strategie und damit einhergehend das Verständnis derselben längst nicht in allen Unternehmensteilen angekommen ist.

Unsere Arbeit beginnt oftmals genau an dieser Stelle: Mit dem Management-Team und den Strategieexperten des Unternehmens. Gut, dass wir dann im Gespräch miteinander sind, denn auch das OKRs Framework sollte Thema im Top-Management-Kreis sein. Nur wenn das System von der Unternehmensführung mitgetragen wird, können die Bottom-Up-Gedanken und damit die kollektive Intelligenz der Gesamtorganisation Wirkung entfalten.

WAS IST DER BESTE FOKUS FÜR IHRE ORGANISATION?

Sprechen Sie uns an, wenn Sie sich mit uns darüber austauschen möchten, wie OKRs und andere Frameworks Ihrem Unternehmen helfen können, den Fokus auf die größten Hebel für Erfolg und Wachstum zu legen. Wir berichten auch gerne von unseren eigenen Erfahrungen.

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