OKRs beim DFB: Zurück an die Weltspitze!

Interview mit Programm-Lead Roland Esterle zu Learnings aus dem bisherigen Rollout

Roland, schön, dass wir die Gelegenheit haben, den gemeinsamen Prozess zu reflektieren. Kannst Du uns die DFB-Direktion "Nationalmannschaften und Akademie" und deine Funktion kurz vorstellen?

Die Direktion Nationalmannschaften und Akademie ist seit 2018 ein zentraler Bestandteil in der Struktur des Verbandes. Mit der Umstrukturierung der Gesamtorganisation ist der Spitzenfußball im DFB erstmals in eine Hand gegeben worden. Oliver Bierhoff verantwortet seither nicht nur DIE MANNSCHAFT, sondern auch alle U-Mannschaften, die A-Nationalmannschaft der Frauen sowie die Traineraus- und -weiterbildung, genauso wie die Talentförderung und den neuen Bereich in der DFB-Akademie „Performance, Technologie und Innovation“.

Als Referent des Direktors unterstütze ich ihn und seine Direct Reports seit über zwei Jahren insbesondere in der Entwicklung und Umsetzung der Strategie. In diesem Zusammenhang besteht meine Rolle als Programm-Lead darin, den OKR-Einführungsprozess für die gesamte Direktion zu steuern. Das beinhaltet u.a., den OKR-Ansatz allen MitarbeiterInnen näher zu bringen, das Wissen möglichst auf mehrere Schultern zu verteilen und dabei trotzdem im Blick zu behalten, dass die OKRs aus unserer Gesamtstrategie abgeleitet sind bzw. auf das Big Picture einzahlen.

Warum habt Ihr Euch in der Direktion Nationalmannschaften und Akademie dazu entschieden, OKRs einzuführen bzw. zu testen?
Um die damals neuformierte Direktion mit über 130 MitarbeiterInnen auf einen gemeinsamen Weg auszurichten, hat Oliver Bierhoff mit seinem Führungsteam ein strategisches Leitbild entwickelt. Es basiert auf einem gemeinsamen Selbstverständnis und adressiert klare strategische Ziele bis 2022. Das Ganze steht unter der Maxime „Zurück an die Weltspitze“. OKRs sollen uns nun helfen, unsere Strategie noch sichtbarer und die Ziele greifbarer zu machen und alle MitarbeiterInnen darin aktiv einzubinden.

Wir sind der Überzeugung, dass durch eine offene Kommunikations- und Feedbackkultur sowie transparente und wertschätzende Führung die Direktion noch stärker zusammenwächst. Daher testen wir aktuell, ob OKR das richtige Framework für unsere Arbeit sein kann und betrachten dieses Jahr als Pilotphase. Wir wollen gemeinsam ausprobieren und lernen.

Was habt ihr auf dem Weg bis hierhin gelernt?
Im bisherigen Prozess haben wir gelernt, dass sich jeder damit beschäftigen muss, um es besser kennenzulernen und beurteilen zu können. Testen heißt machen – möglichst spielerisch, aber trotzdem verbindlich. Die Learnings sind für jede Organisation sicherlich andere bzw. unterschiedlich gewichtet, für uns war der Aha-Effekt der gesamten Belegschaft wichtig, warum wir OKRs testen und welchen Mehrwert uns das stiften kann:

1. Durch Priorisierung schaffen wir Fokus für jede(n) Einzelne(n) und Klarheit wie wir unsere Strategie in die Umsetzung bringen und herunterbrechen.
2. Durch Transparenz der Ziele und Aktivitäten fördern wir die Vernetzung untereinander. Dazu hilft uns ein gutes Online-Tool.
3. Durch regelmäßige Retros & Reviews in kürzeren Abständen wollen wir unsere Strategie besser bewerten und kollektiv lernen.

Und was waren bisher die größten Herausforderungen im Prozess?
Herausforderungen entstehen auf unterschiedlichen Ebenen – das ist z.B. ein Thema, worin uns cidpartners sehr gut unterstützt. Auf inhaltlicher Ebene geht es zunächst mal darum, die Regeln und Prinzipien zu verstehen, wie Objectives und Key Results formuliert werden – aber sich trotzdem nicht in der Schönheit der Formulierungen zu verlieren.
Daneben gilt es auf prozessualer Ebene, die richtigen Schritte zu befolgen und darauf zu achten, dass jedem die Rollen klar sind. Und schließlich geht es bei Veränderungen wie die Einführung bzw. Testung von OKR auch um die Herausforderungen auf der Organisations- bzw. Kulturebene.

Die größte Herausforderung war hier sicherlich, dass es für uns alle etwas Neues war und im Kontext eines Sportverbandes so noch nicht ausprobiert wurde. OKR haben ihren Ursprung im Silicon Valley und demensprechend sind das Rahmenwerk und seine Begriffe formuliert. Das entspricht auf den ersten Blick eher nicht der Sprache der Fußballtrainer und der MitarbeiterInnen im sportlichen Bereich des DFB. Aber wir hatten in der gesamten Direktion die Offenheit, uns damit konstruktiv und ergebnisoffen auseinanderzusetzen. Wir schauen bewusst auch über den Tellerrand des Fußballs hinaus. Gerade unser Direktor Oliver Bierhoff lebt das immer wieder vor.
Die Pilotphase ist bei uns noch voll im Gange und bisher haben wir für jede Herausforderung und Hürde eine adäquate Lösung gefunden.

Wie hat die ausschließlich onlinebasierte / virtuelle Prozessbegleitung mit den unterschiedlichen Workshopformaten funktioniert?
Das war z.B. eine dieser Hürden, dass wir den Rollout-Prozess in der Direktion aufgrund der verpflichtenden Zeit im Homeoffice komplett onlinebasiert im virtuellen Raum stattfinden lassen mussten. Aber das war nur eine verhältnismäßig kleine Herausforderung des DFB im Rahmen der Covid-19-Pandemie.

Trotz der Corona-Situation hatte sich das Führungsteam konsequenterweise dafür entschieden, den OKR-Prozess weiterzugehen und uns mit externer Expertise begleiten zu lassen. Cidpartners hat uns dabei nicht nur fachlich, sondern auch methodisch und in den Online-Workshops gut beraten. Es war kurzweilig und wir haben gute Ergebnisse erzielt.

Neben den Microsoft O365 Tools, wie z.B. Teams, die wir im DFB schon seit ca. 2 Jahren nutzen, haben wir neue praktische Hilfsmittel und Tools für virtuelle Workshops kennengelernt. Wie die meisten unserer Tätigkeiten in dieser Zeit im Homeoffice, funktioniert auch der remote OKR-Prozess bisher ganz gut.

Vielen Dank Roland, für das Interview! Und auf eurem Weg mit den OKR weiterhin viel Erfolg!