Rollenbeschreibungen sind eine etwas feingliedrige Beschreibung davon, was jeder Mensch in einer Organisation oder einem Team, tut. Der Detaillierungsgrad geht dabei über Stellen- und Funktionsbeschreibung hinaus und sollte immer dynamisch angepasst werden.

Aber was hast Du davon?

Es entsteht eine gemeinsame Landkarte und Verständnis davon, wie die Arbeit in einem Team gemacht wird. Das kannst Du schärfen, indem Du kleinteilig diskutierst, was erwartet wird, wer welche Zuständigkeiten und Befugnisse hat. Allein der Austausch darüber kann einem Team helfen, die Art der Auseinandersetzung mit diesem Thema und das Herstellen von Klarheit zu kultivieren. Es ist nachgewiesen, dass Teams, die eine gute gemeinsame Landkarte erarbeitet haben, besser zusammenarbeiten und mehr leisten. Diese Teams sind sozusagen High-Performance-Teams, deswegen lohnt es sich auf jeden Fall mit Rollen zu arbeiten

ELEMENTE VON ROLLENBESCHREIBUNGEN

Wie sieht nun eine Rollenbeschreibung aus?

Rollenbeschreibungen entstehen, indem man natürlich aufschreibt, was die einzelnen Rollen sind. Dieses Dokumentieren der Rollen ist essenziell, weil Du dort immer wieder draufschauen und diese Rollen aktualisieren kannst. Das kann typischerweise passieren, indem Du aufschreibst, was jeder aktuell schon im Team oder Bereich macht, also welche Hüte haben die einzelnen Personen auf, was für unterschiedliche Tätigkeitsbündel werden schon gemacht. Das kannst Du vorbereitend tun in einem Workshop.

Du kannst natürlich auch noch ein Stück weiter gehen und überlegen, was braucht das Team an Tätigkeitsbündeln, um seine Mission zu erfüllen, seinem Zweck gerecht zu werden und kannst Dich von der Seite nähern. Am besten machst Du beides: Du schaust, was es schon gibt und was möglicherweise noch fehlt. Gerade bei den Rollen, die im Team noch nicht gefüllt werden, kannst Du dann überlegen, wer mit seinem Talentprofil und seinen Fähigkeiten am besten diese Rolle ausfüllen könnte.

1. NAME EINER ROLLE
   Ganz klassisch hört man hier oft die Bezeichnung, die man auch aus dem Organisationskontext kennt. Wenn Du hier bereits eine klare Formulierung im Austausch mit dem gesamten Team findest, dann brauchst Du nicht so detailliert die weiteren Aspekte der Rolle zu beschreiben. Der Name steht für sich, und der Zweck gibt schon eine gute Orientierung darüber, worum es geht.
2. ZWECK EINER ROLLE
   Gerade in stark selbstorganisierten Teams reicht es häufig aus, einen sehr klaren Sinn und Zweck zu haben. Nehmen wir an, Du hättest eine Rolle im Team oder in der Organisation, die einfach "Innovator:in" oder "Innovationsrolle" heißt. Das kann in vielen Fällen ausreichend sein, aber vielleicht drückt es in dem speziellen Fall noch nicht genau aus, worum es eigentlich geht. In diesem Fall könntest Du den Zweck etwas detaillierter beschreiben und sagen, dass es hier um innovative Ideen im Marktsegment nachhaltiger Kühltechnik geht. So wird der Zweck viel genauer gefasst. Wenn nun jemand die Rolle übernimmt, kann daraus schon sehr viel Orientierung gewonnen werden, und viele weitere Beschreibungen der Zuständigkeiten und Befugnisse werden vielleicht gar nicht mehr benötigt, weil sich das aus dem Zweck der Rolle selbst schon ergibt.
3. VERANTWORTLICHKEITEN
   

   Die Verantwortlichkeiten beschreiben, welche Tätigkeiten eine Rolle regelmäßig erledigen muss. Dies speist sich oft aus den Erwartungen anderer Rollen an diese Rolle, damit andere Rollen ihre Aufgaben und Zwecke ebenfalls erfüllen können. Es entsteht nach und nach im Dialog, was von einer Rolle tatsächlich erwartet wird und welche Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten entsprechend dazu gehören.

   Beispiel:

   Betrachte eine Rolle mit dem Namen "Auftragsdisposition" in einem mittelständigen Fertigungsunternehmen. Der Zweck dieser Rolle ist es, die schnellstmögliche Durchführung aller eingehenden Aufträge sicherzustellen. Darunter fallen Aufträge innerhalb der Firma, die dispositioniert werden müssen, damit sie schnellstmöglich in Summe erledigt werden. In dieser Rolle ist schon die Präzisierung enthalten: Es geht nicht um eine wirtschaftliche Optimierung, sondern darum, alle Aufträge schnellstmöglich zu bearbeiten bzw. den schnellstmöglichen Auftragsdurchlauf zu ermöglichen. Zu den Verantwortlichkeiten dieser Rolle könnte nun gehören, eingehende Aufträge auf Vollständigkeit zu prüfen, basierend auf früheren Erfahrungen, dass unvollständige Aufträge, die in die Fertigung gehen, nochmals zurückkommen und so nicht schnellstmöglich durch das System durchlaufen. So hat man hier gelernt, die Vollständigkeit des Auftrags entsprechend bei Eingang zu überprüfen. Der zweite Schritt könnte sein, das Ganze in die Produktionssoftware einzugeben, einzuplanen und auch andere Aufträge so zu repriorisieren, dass insgesamt alle Aufträge schnellstmöglich durchgehen. So wird nicht zwingend gerade der Auftrag zu Ende bearbeitet, der gerade läuft, falls etwas optimiert werden kann und so insgesamt alle Sachen besser durchlaufen. Für solche Rollen sind auch die Befugnisse von Bedeutung.

4. BEFUGNISSE
   

   Bei den Befugnissen geht es darum, welche Entscheidungen diese Rolle treffen darf oder über welche Ressourcen sie verfügen kann, um ihren Zweck zu erfüllen. Dies ist essenziell, da die Rolle gehemmt und ausgebremst wird, wenn sie nicht über die entsprechende Entscheidungsbefugnis verfügt. Im genannten Beispiel wäre es genau diese Entscheidungshoheit über die Repriorisierung von Aufträgen. Dadurch kann auch ein anderer, bereits laufender Auftrag zurückgestellt werden, um sicherzustellen, dass insgesamt alle Aufträge reibungslos und möglichst schnell durch die Fertigung laufen.

   Ein häufiger Fehler besteht darin, zu detaillierte Regeln darüber festlegen zu wollen, was eine Rolle darf und was nicht. Gerade dann, wenn es um das Thema Selbstorganisation geht, kann es hilfreich sein, die Perspektive umzudrehen: Jede Rolle darf grundsätzlich alles, es sei denn, es gibt einen wirklich begründeten Grund, dies einzuschränken. Vielleicht ist es sinnvoll, einmal auszuprobieren, die Dynamik umzukehren, also nicht alles zu erlauben, sondern nur dort Einschränkungen vorzunehmen, wo es wirklich erforderlich ist.

ROLLEN-CANVAS NUTZEN

Diese Leitfragen, die Du benötigst, um eine Rollenbeschreibung zu erstellen, haben wir in ein Tool integriert. Wir nennen dieses Tool zur Rollenklärung und das, was dann auszufüllen ist, Rollen-Canvas. Das Wort "Canvas" steht im Englischen für Leinwand und symbolisiert einfach ein Blatt Papier, um den Namen klar zu definieren, einen sinnvollen Zweck für die Rolle zu formulieren, die Verantwortlichkeiten sauber aufzulisten und zu überprüfen, welche Befugnisse eine Rolle exklusiv haben soll.

Es gibt noch ein weiteres Feld, nämlich das Thema Richtlinien und Policies. Hier geht es darum, dass eine Rolle, wenn sie bestimmte Befugnisse hat, auch festlegen kann, wie andere innerhalb dieser Befugnisse Einfluss nehmen können. Es bedeutet so viel wie: Ich erlaube anderen, in meinem "Tanzbereich" zu agieren. Du könntest weitere Felder in einer Rollenbeschreibung ergänzen, zum Beispiel durch Beantwortung folgender Fragen:

• Welche Fähigkeiten sollte jemand mitbringen, der diese Rolle ausfüllt?
• Wie viel Zeit sollte jemand im Team für die Bearbeitung dieser Rolle aufwenden?
• Kann man diese Rolle beliebig komplex gestalten?

Mein Tipp hier wäre, halte es einfach. Nutze zunächst dieses Rollen-Canvas und beschreibe alle Rollen im Team.

Wo gibt es Unklarheiten?

Diese entstehen oft dann, wenn nicht explizit festgelegt ist, wer welche Verantwortlichkeiten hat. Eine klare, gemeinsame Landkarte zu entwickeln, ist genau die Aufgabe, die gemeinsam angegangen werden sollte. Das geschieht, indem Du Dich fragst, wo es noch Unklarheiten gibt und welche Dinge noch besser geregelt werden können.

Damit wünsche ich Dir viel Spaß und Erfolg beim Schärfen dieser gemeinsamen Landkarte in Deinem Team oder Deiner Organisation. Wenn Du Fragen hast, melde Dich gerne bei uns. Wir diskutieren sehr gerne über dieses Thema, da es die Teamentwicklung und Organisationsentwicklung maßgeblich vorantreiben kann. Viel Erfolg!