Strategische Kommunikation bei IT Projekten

„Die Verhandlungen sind abgeschlossen und die neue IT-Software bestellt. Jetzt geht es darum, die Software, sei es ein CRM-Tool für den gesamten Vertrieb oder eine neue Anwendung für Tausend Call-Center Angestellte, im Unternehmen einzuführen. Ein Projektteam kümmert sich um die Installation des Systems, Handbücher werden an die Anwender verteilt und Schulungen durchgeführt. Die Prozesse sollen mit Hilfe der Software natürlich vereinfacht und Kosten reduziert werden. Und trotzdem: obwohl die neue Software viel besser als die alte ist, klappt es irgendwie nicht. Viele der Anwender beklagen sich über das neue System und die Organisation arbeitet nach einem halben Jahr nicht wesentlich effizienter als vorher. Was ist passiert?“

Das habe ich in einem Artikel vor 5 Jahren geschrieben. Wenn man sich heutige IT Projekte anschaut, scheint sich die Situation nicht wesentlich gebessert zu haben. Aus meiner Sicht sind es nach wie vor folgende Punkte, die bei Veränderungen durch und bei der Umsetzung von IT Projekten oder bei der Einführung neuer Software in Organisationen nicht genügend berücksichtigt werden:

  1. Die Verknüpfung und der Beitrag zur Gesamtstrategie ist nicht klar oder nicht ausreichend kommuniziert
  2. Die Voraussetzungen für die Anpassung der Organisation und ihrer Prozesse werden nicht geschaffen
  3. Es fehlt die frühzeitige Involvierung der wesentlichen Stakeholder, auch des Top-Managements
  4. Die interne Kommunikation beschränkt sich auf Ergebnisse und besitzt keine Feedbackschleifen
  5. Eine ausreichende Vorbereitung der Anwender durch Trainingsmaßnahmen fehlt

aktive und dialogorientierte Kommunikation gefragt

IT Implementierungen sorgen in der Regel für Unruhe in Unternehmen und benötigen daher zum einen viel Erklärung und Training, zum anderen müssen Fachthemen in einer für alle verständlichen Sprache kommuniziert und Technik erklärbar gemacht werden. Daher benötigen auch und gerade IT Projekte eine dem Projekt angepasste Analyse, Kommunikationsstrategie und Maßnahmen. Für eine erfolgreiche Implementierung von (Corporate) IT Systemen reicht reine Informationsvermittlung nicht aus, hier ist aktive und dialogorientierte Kommunikation und Marketing gefragt. Nur über Dialog, Feedback und Raum für inhaltliche Reflexion kann es gelingen, die späteren Nutzer zu überzeugen.

Verzahnung der Werkzeuge

Entscheidend ist es, die verschiedenen Werkzeuge der strategischen Kommunikation miteinander zu verzahnen und eine auf den Prozess abgestimmte Architektur zu konzipieren:

  • Ist die Einbindung des Top Management sichergestellt?
  • Wie können den zukünftigen Anwendern Sinn und Zweck der neuen IT vermittelt werden?
  • Sollen die zukünftigen Anwender vor der Einführung nach ihren Ideen und Wünschen befragt werden?
  • Müssen Trainings und Schulungen geplant werden?
  • Ist es vielleicht notwendig, ein eigenes Change Team für das Projekt aufzustellen?

Strategische Kommunikation ist eine integrale Voraussetzung für den Erfolg von IT Projekten – auch international. Richtig geplant und angewendet, kann die strategische Planung von Kommunikation und public relations bei großen IT Projekten nicht nur Geld und Zeit sparen, sondern die Mitarbeiter und späteren Nutzer von Betroffenen zu Beteiligten machen. Oder haben Sie andere Erfahrungen gemacht?

 

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