BESSERE MEETINGS

EFFEKTIVE MEETING-EINLEITUNGEN

Denk einmal kurz nach. Wie starten typischerweise Meetings und Workshops, zu denen Du entweder eingeladen hast oder bei denen Du als Teilnehmer oder Teilnehmerin bist. Kennt sich jeder oder würde es vielleicht Sinn machen, dass es eine kurze Vorstellungsrunde gibt? Ist das Thema bekannt und weiß jeder, warum er oder sie da ist? Sind die Teilnehmenden präsent oder hängen sie im Kopf noch im letzten Meeting fest?

Mein Name ist Sebastian Luge und als Berater und Trainer bin ich immer wieder mit der Situation konfrontiert, dass man diesen Startpunkt von Meetings oder Workshops einfach verschenkt und aus der Hand gibt, obwohl man ihn so gut nutzen könnte

Das gleiche gilt leider auch für den Endpunkt, also genau das Ende eines Meetings oder eines Workshops. Auch das gibt man häufig aus der Hand und das Meeting zerfasert. Das ist schade.

DER MEHRWERT VON CHECK-IN UND CHECK-OUT

Deswegen möchte ich Euch in diesem Video die Thematik Check-In und Check-Out vorstellen, mit einfachen Leitfragen einen guten Startpunkt und ein bewusstes Ende am Schluss eines Meetings zu setzen. Ich mache das sehr gerne, weil man damit auf einfache Weise viel erreichen kann

PERSÖNLICHE EINBLICKE DURCH CHECK-IN

Zum Beispiel mit der Check-In-Frage: Wie bist Du hier? Damit meine ich nicht: Ist jemand mit dem Fahrrad gekommen oder mit dem Auto angereist, sondern es geht vielmehr darum: Gibt es irgendwas, was die anderen wissen müssen, was hilfreich ist, um meine Äußerungen einzuschätzen? Vielleicht bin ich müde, weil ich ein kleines krankes Kind zu Hause habe und ich habe die ganze Nacht nicht geschlafen. Dann kann jemand meine schlechte Stimmung vielleicht ein bisschen besser einschätzen.

Oder bin ich vielleicht gar nicht richtig fokussiert, weil ich am Nachmittag einen sehr wichtigen Termin habe mit einem Kunden? Auf den habe ich mich seit zwei Wochen vorbereitet und in Gedanken bin ich bereits in diesem Meeting. Durch die kurze Check-In-Runde bekommen alle ein besseres Verständnis voneinander und die Teilnehmenden können einander besser einschätzen.

FOKUSSIERUNG AUF DAS HAUPTTHEMA

Das zweite ist, einen Check-In zu machen als Hinführung zum eigentlichen Thema des Meetings. Vor kurzem habe ich das bei einem Unternehmen erlebt. Es ging um die Frage: Wie können wir unsere Kund:innen positiv überraschen und damit an uns binden, wenn es vielleicht auch mal im Kundenservice nicht so gut gelaufen ist? Und die Frage, die jede/r zum Start des Meetings reihum beantwortet hat, war: Wo bist Du das letzte Mal von einem Unternehmen positiv überrascht worden? Und so war man direkt mit dem Kopf beim Thema. Das war sehr spannend.

KLARE ROLLEN UND AGENDEN

Die dritte Möglichkeit zur optimalen Nutzung des Check-Ins ist, als Einladende/r die Agenda kurz vorzustellen und reihum zu fragen, welchen Beitrag jede/r zu diesem Thema leisten kann. In welchen Rollen ist sind die einzelnen Anwesenden da? Damit wisst Ihr direkt, wer zu dem Thema in welcher Form beiträgt.

TIPPS UND RESSOURCEN

Und es gibt noch ganz viel mehr Möglichkeiten, so einen Check-In zu beginnen. Im Internet sind viele Check-In-Generatoren zu finden, die Ihr googlen könnt. Ihr findet auch ein paar Tipps auf unserer Webseite von cidPartners mit spannenden Fragen dazu. Versucht es einfach mal und überlegt: Was wollt Ihr in dem Meeting oder in dem Workshop erreichen und was wäre ein guter Einstieg?

WIE VERLÄUFT EIN IDEALER CHECK OUT?

Und das gleiche gilt auch für das Ende eines Meetings oder eines Workshops. Ihr könnt einmal zurückblicken und fragen: Wie haben wir in diesem Meeting zusammengearbeitet? Hätten wir irgendwas besser oder anders machen können? Oder Ihr rekapituliert noch mal reihum, welche nächsten Schritte jede/r Einzelne zur Bearbeitung bis zum nächsten Meeting oder zum nächsten Workshop mitnimmt. Ihr seht, Ihr müsst nur ein kleines bisschen nachdenken und Ihr nutzt diese Momente, den Anfang und das Ende eines Meetings oder Workshops in einer ganz anderen Form. Probiert das mal aus und wenn Ihr gute Erfahrungen gemacht habt, dann schreibt es einfach unten in die Kommentare. Darüber würde ich mich freuen.

Machts gut. Danke schön.

Shownotes

Der Artikel von Sebastian Luge betont die Bedeutung eines effektiven Starts und Endes in Meetings und Workshops. Er empfiehlt die Verwendung von Check-In und Check-Out-Runden am Anfang und Ende eines Meetings oder Workshops. Dieses Vorgehen verbessert die Effektivität und den Nutzen von Meetings und Workshops.

Weitere Infos:
- Artikel von Detlev Trapp Meetings als Prüfstein der Kollaboration?
- Methode: Meetingsformate. Tipps für effiziente Meetings von Dominique Wirl
- Artikel Effektive Meetings: Hängt eure Meetings an die Wand! von Christiane Schneider
- Facilitation Training: Selbstorganisation professionell begleiten