EInführung von OKRs bei der BVG: Praktische Tipps und Learnings aus dem Rollout

cidpartners: Kannst Du Dich bitte kurz vorstellen und beschreiben, welche Rolle Du bei der BVG und im OKR-Einführungsprozess spielst?

Susanne Walter: Als Projektleitung gestalte ich zusammen mit meinen Kolleg:innen im Team die Entwicklung und Operationalisierung der IT-Strategie für den CIO-Bereich der BVG. In dem Zuge habe ich den OKR-Einführungsprozess zusammen mit dem Projektteam initiiert und die OKR-Master-Schulung durchlaufen.

Wir haben schnell gemerkt, dass zwischen den Zielen der Strategie und der Maßnahmenplanung eine große Lücke klafft. Woher weiß ich als Mitarbeiterin, welche Themen im nächsten Quartal für meine tägliche Arbeit wichtig sind? Was hat oberste Priorität? Was lasse ich vielleicht sogar liegen?

Wir haben nach einer Lösung gesucht, mit der wir von der Vision bis hin zu den täglichen Aufgaben einen neuen Rahmen kreieren können, aus dem jede:r Mitarbeiter:in einen klaren Fokus für sich ableiten kann. Um diese Brücke zu schlagen, sehen wir im OKR-Framework eine große Hilfe.

cidpartners: Wer war alles an der OKR-Einführung beteiligt? Könnt Ihr die Akteure in einem Bild zusammenfassen?

Susanne Walter: Uns war schnell klar, dass wir nicht mit einem „Big Bang“ beginnen wollten, sondern mit ROCs in einigen Pilotteams. Wir starteten mit vier verschiedenen Pilotteams, die in Größe, Zusammenarbeit und Themenschwerpunkten unterschiedlicher nicht sein konnten: Das Team „Enterprise Service Management“, das Team „Telekommunikation Festnetz“, der Führungskreis und mein Team, das den Bereich bei Themen wie Coaching, IT-Strategie und Projektportfoliomanagement unterstützt.

cidpartners: Was war Euer Highlight oder "Champagne Moment" während des OKR-Rollouts?

Susanne Walter: Ein Highlight für mich war die Entwicklung der Planung in meinem Team. Wir sind mit einer klassischen Wasserfallplanung gestartet und haben viele Epics und Stories in kleinen Produktteams geplant.

Heute nehmen wir uns für die Planung einen ganzen Tag Zeit und treffen uns außerhalb des Büros. Durch die Arbeit mit outcome-orientierten OKRs fokussieren wir uns auf das Wesentliche und das, was unsere Kund:innen wirklich voranbringt. Das gemeinsame Planen vor Ort und das gegenseitige Präsentieren der
Zwischenschritte hat schon für den einen oder anderen AHA-Moment im Team gesorgt.

Abgerundet wird der Tag durch einen gemeinsamen Lunch oder eine „aktive“ Pause :)

cidpartners: Was hat sich seit der OKR-Einführung in den Pilotteams verändert und wie bewertet Ihr die bisherigen Erfahrungen?

Susanne Walter: Wir stehen noch ganz am Anfang und befinden uns im zweiten OKR-Zyklus. Das bedeutet für uns Erfahrungen sammeln, anwenden, reflektieren und bei Bedarf anpassen.

Wie so oft bei neuen Arbeitsweisen und Methoden muss am Anfang verhältnismäßig viel Zeit investiert werden, ohne dass man unmittelbar mit einem spürbaren Mehrwert belohnt wird.

Auch die Voraussetzungen müssen stimmen. Wir haben uns als Bereich vor kurzem neu ausgerichtet und uns als agile Produktorganisation mit kleinen Produktteams und End-to-End-Verantwortung aufgestellt. Bei einem Bereich mit über 400 Mitarbeitenden ist das kein Prozess, der von heute auf morgen geht.

Umso wichtiger ist es für uns herauszufiltern, was wir mit hoher Priorität angehen müssen, um eine spürbare Verbesserung zu erzielen. Die Einführung der OKRs hilft uns dabei schon jetzt.

Eine Rückmeldung, die wir dazu immer wieder aus den Teams hören ist, dass allein das Üben der Orientierung von Output zu Outcome für viele eine große Denkhilfe ist.

cidpartners: Gibt es etwas, das Ihr beim nächsten Mal anders machen würdet?

Susanne Walter: Wenn ich die Zeit an den Anfang unserer Transformation zurückdrehen könnte, noch bevor wir mit den ersten PI-Plannings begonnen haben, würde ich dort bereits mit der OKR-Planung beginnen.

Die verschiedenen Formate führen oft zu einem Mehraufwand in den Teams - manche Teams planen mit OKRs, manche mit PI-Planning, manche machen beides, weil sie Teil einer größeren Abteilung sind. Dies erschwert zum einen ein gut abgestimmtes Alignment. Zum anderen müssen vertraute Denkwelten neu erlernt werden.

cidpartners: Wenn Ihr mit Euren neuen Erfahrungen als OKR-Coach in einer anderen Organisation eingesetzt würdet, was würdet Ihr als erstes tun, wie würde Euer Plan aussehen?

Susanne Walter: Ich denke, der wichtigste erste Schritt ist die Klärung des WHY mit allen Beteiligten. Nur wenn mir klar ist, warum die Arbeit mit OKRs für mich und das Unternehmen Sinn macht und welche Herausforderungen damit angegangen werden können, bin ich auch aus intrinsischer Motivation bereit, meine Zeit zu investieren.

cidpartners: Welche praktischen Tipps könnt Ihr für Unternehmen geben, die OKRs einführen möchten?

Susanne Walter: Eine klare Kommunikation von Anfang an sicherstellen: Wie funktionieren OKRs? Welche Ziele werden verfolgt? Was ist der Mehrwert für die Nutzer:innen?

Ausreichende Ressourcen für die Einführung und Nutzung von OKRs gewährleisten und deutlich machen, welche andere Methodik dadurch ersetzt wird. Was ist die „Quelle der Wahrheit“?

Klare Verbindung zur Unternehmensstrategie herstellen: Tragen die OKRs dazu bei, die langfristigen Ziele des Unternehmens zu erreichen?

Klein anfangen, um die Methode kennenzulernen. Lieber ein Objective mit hoher Priorität erfolgreich umsetzen als Überforderung und schlechtes Gewissen riskieren, wenn im Quartal nicht alles geklappt hat.

cidpartners: Wir danken Dir, Susanne, und Deinem Team, Antje und Reni, für die gemeinsame Reise und wünschen Euch weiterhin viel Erfolg! Vielen Dank für das Teilen der Erfahrungen und Learnings!