Meetings als Prüfstein der Kollaboration?

Ihre Meetings sind grauenhaft? Super! Lesen Sie hier, wie Meetings als Sensor der Kollaboration fungieren und Ihnen helfen, diese zu verbessern.

Kollaboration, das bedeutete früher einmal die Zusammenarbeit mit dem Feind in Zeiten des Krieges und wurde mit dem Tode bestraft.

Bitte kein Meeting mehr

Wenn man sich heute aber so manches Meeting anschaut, dann könnte man den Eindruck gewinnen, dass für viele Menschen Kollaboration immer noch mehr mit Krieg als mit Arbeit zu tun hat und dies gerade in Meetings zu Tage tritt. Oder wann hatten Sie Ihr letztes störungsfreies Meeting, das pünktlich begann, in dem alle die Infos bekamen, die sie brauchten und in dem aus einem Dissens ein Konsens wurde, pünktlich zum Ende der vereinbarten Zeit? Meiner Erfahrung nach gibt es so ein Meeting nicht. Es gibt immer einen Zuspätkommer, Zufrühgänger, Emailchecker oder einen mit der Gesamtsituation unzufriedenen Teilnehmer. Es sind diese vermeintlichen, kleinen Sabotageakte, wegen derer Meetings meistens zu lange dauern oder nur unwichtige Dinge besprochen werden, während Wichtiges auf der Strecke bleibt. Wenn Sie das von Ihren Meetings kennen, Gratulation! Das ist die Basis guter Zusammenarbeit – eigentlich.

Untauglicher Versuch am untauglichen Objekt

Austausch und gelungene Kommunikation sind für gute Zusammenarbeit grundlegend und wichtig. Immer wieder wird deshalb verständlicherweise versucht, Meetings effizienter zu gestalten, denn sie sind berüchtigt als Zeit- und Ressourcenfresser, mit denen fast immer alle Beteiligten unzufrieden sind. Wir alle sind einer Meinung: Meetings kann man immer verbessern. Und mögliche Meetingformate, die diese Verbesserung versprechen gibt es viele. Aber trotz der großen Motivation und Vielzahl an möglichen Formaten: gelingen will es dennoch nicht so recht mit dem effizienten Meeting. Warum?

Das Meeting als Ergebnis

Ironischerweise besteht der Fehler gerade darin, dass wir uns ein effizienteres Meeting wünschen und dies als das Ergebnis einer erfolgreichen Veränderung sehen. Ein Fehler, denn eigentlich soll doch die bessere Zusammenarbeit das Ergebnis sein und Meetings sollen diesem Ziel bloß dienen. Und dazu scheint es offenbar Meetings zu brauchen, die die Form verlieren und Störungen hervorbringen können. Denn nur Störungen, die offen zutage treten, können bearbeitet werden. Das bedeutet auch, dass ein vereinbartes Format einmal gesprengt werden kann. Sieht man das Meeting aber idealtypisch als etwas, das störungsfrei am besten funktioniert, ist diese Erfahrung natürlich sehr enttäuschend. Und genau diese Enttäuschung stellt lustigerweise den eigentlichen Mehrwert von Meetings dar, denn genau dann helfen sie, von falschen Annahmen über die Zusammenarbeit (Täuschungen) zu befreien, also zu ‘ent-täuschen’. Ein perfektes Meeting ist nutzlos, denn es spiegelt nicht die Arbeitsrealität wieder – und die ist nicht perfekt. Die Offenheit für Störungen ist eine überlebenswichtige Funktion von Meetings für die Effektivität eines Teams.

Das perfekte Meeting ist eines das nicht immer funktioniert

Das Meeting ist kein Selbstzweck. Es ist auch keine Zusammenarbeit im klassischen Sinne. Es dient lediglich der Verbesserung der Zusammenarbeit durch Synchronisation und hat somit Hilfsfunktion für die Kollaboration. Deshalb ist das perfekte Meeting eines, das nicht immer funktioniert, weil es Störungen zulässt, die durch ungleiche Arbeitsrealitäten der Teilnehmer erzeugt werden. Es ist aber auch eines, das diese zulässt und dennoch fortgeführt wird und auf konkrete nächste Schritte abstellt. Störungen zulassen bedeutet nicht das Ziel aus den Augen zu verlieren. Es bedeutet reale Probleme zu lösen, statt sie zu verleugnen. So werden aus den regelmäßigen ‚Zuspätkommern‘ wichtige Hinweisgeber für die Arbeitsauslastung eines Teams oder der mit der Gesamtsituation unzufriedene Kollege erkennt vielleicht gerade als Einziger eine große Chance die nicht bisher nicht genutzt wird. Das sind wichtige Perspektiven, die durch offenen Austausch und Abstimmung integriert werden sollten – durch Synchronisation des Teams.

Zwei Arten von Synchronisation

Meetings sollen helfen ein Team zu synchronisieren, damit die gemeinsame Arbeit koordiniert stattfindet und aufeinander bezogen ist. Hier erscheint es mir sinnvoll, zwei verschiedene Arten der Synchronisation zu unterscheiden. Die erste Art, ist die Synchronisation der Informationen aller Teilnehmer, welche eher der Effektivität dient. Es geht um das gemeinsame Verständnis und Zielbild. Nur wenn alle eine ungefähr ähnliche Vorstellung davon haben was das Ziel ist, kann Zusammenarbeit wirklich gelingen.

Die zweite Art, ist die Synchronisation der Handlungen aller Teilnehmer. Dies ist der Teil des Meetings, der am ehesten als ineffizient empfunden wird und dessen Einschätzung auf das gesamte Meeting abfärbt. Spricht man von Meetings schwebt den meisten die Synchronisation der Handlungen vor, also die Koordination der einzelnen Bemühungen der Teammitglieder für ein gemeinsames Ziel. Der wesentliche Faktor ist die Effizienz. Das macht Sinn, wenn man versteht, dass in diesem Aspekt des Meetings zumeist unbewusst von der Klarheit der Kommunikation – also Synchronisation der Information – ausgegangen wird. Wenn das Ziel klar zu sein scheint erscheinen unnötig empfundene Kommunikationsschleifen doppelt lästig.

Störungen zulassen und zielorientiert bleiben

Es braucht also beide Funktionen für erfolgreiche Meetings. Beide sind wichtig und dienen einander. Allerdings handelt es sich um grundlegend verschiedene Modi, die sich auch gegenseitig stören, wenn man diese nicht bewusst einsetzt und unterscheidet. Es geht also um ein gleichberechtigtes nebeneinander der beiden Modi. So erreichen Sie im Idealfall höchstmögliche Effektivität und Effizienz Ihrer Meetings, aber eben zu unterschiedlichen Zeitpunkten, je nach dem, was das Team gerade braucht. Es geht darum Störungen zuzulassen und dennoch in der Zielorientierung zu bleiben.

5 Tipps für Meetings als Sensor und Motor der Kollaboration

1. Beginnen Sie jedes Meeting mit einem Check-In und beenden Sie es mit einem Check-Out, um das Bewusstsein aller für den Kontext der Teilnehmer zu wecken und ein Ventil für bisher Ungesagtes bereitzustellen.
2. Definieren Sie einen Moderator/Facilitator, der dafür verantwortlich ist, den Ausgleich zwischen Synchronisation der Informationen (in Richtung Effektivität) und Synchronisation der Handlungen (in Richtung Effizienz) immer wieder herzustellen. Beides ist wichtig.
3. Störungen haben Vorrang.
4. Es gibt kein perfektes Format. Wenn etwas im Meeting nicht funktioniert, ändern Sie es einfach. Im Idealfall mit Hilfe des Moderators im Dialog mit allen Beteiligten um deren Bedarfe zu treffen.
5. Versuchen Sie nicht alles in einem Meeting zu erreichen. Manchmal braucht es Klärung, manchmal Koordination der Handlungen. Eines wird immer wichtiger sein als das andere. Priorisieren Sie Ihre Meetingziele und nutzen Sie das Format so optimal.

Noch Fragen?

Verbringen auch Sie zu viel Zeit in unnötigen Meetings? Wollen Sie wissen, wie es besser geht? Sprechen Sie uns an! Als erfahrene Experten für dynamische Organisationsentwicklung und effektive Zusammenarbeit unterstützen wir Sie gerne.