Effektive Meetings: Hängt eure Meetings an die Wand!

Budget- und Business Planungs-Meetings sind oftmals schmerzhafte Zeugnisse von Ineffizienz. Im Folgenden beschreibe ich gemeinsam mit meiner Co-Autorin Christiane Schneider einen Weg, den wir bereits vor Jahren erfolgreich eingeschlagen haben, um die Effizienz von Meetings nachhaltig zu steigern.

Das Ganze und seine Teile

Was ist das Ziel solcher Meetings? Es geht darum Pläne zu entwickeln, die das Erreichen der Unternehmensziele unterstützen.

Das Problem ist nur, das Gesamtsystem wird nicht dadurch optimiert, dass die Sub-Systeme optimiert werden. Im Klartext, es reicht nicht aus, wenn jede Geschäftseinheit für sich einen isolierten Plan mit eigenen Zielen entwirft. Im Gegenteil.

Fakt ist, dass es für ein Unternehmen besser ist, wenn keine der Geschäftseinheiten versucht, nur die jeweils eigene Leistung zu maximieren, sondern diese im Kontext der anderen Geschäftseinheiten optimiert.

Betrachten wir bespielhaft die Vertriebsabteilungen von Unternehmen. Die Maximierung des Umsatzes bedeutet noch lange nicht die Maximierung des Gesamtgewinns. Es ist beispielsweise möglich, mit einer geringeren Produktmarge einen höheren Gesamtgewinn zu erwirtschaften. Dem würde die reine Umsatzmaximierung gegebenenfalls im Wege stehen.

Gleichzeitig würde die isolierte Optimierung der Ziele der Einkaufsabteilung – die Minimierung der Beschaffungskosten – zu Problemen für das Unternehmen führen. Diese könnte sich in niedriger Qualität, unzufriedenen Kunden und einer Steigerung der Gewährleistungskosten niederschlagen. Wäre es nicht klüger, das eigene Ziel der Kostenminimierung dem Ziel der Gewinnmaximierung unterzuordnen?

Dies bedeutet für die Vertriebsabteilung aber noch lange nicht, dass das Ziel der Umsatzsteigerung nicht mehr verfolgt werden sollte. Es bedeutet ebenso wenig, dass die Einkaufsabteilung von Ihrem Ziel der Kostensenkung ablassen sollte. Es bedeutet lediglich, dass die Bereichsziele den Gesamtzielen des Unternehmens unterzuordnen sind.

Das ist dann auch der tatsächliche Sinn und Zweck jährlicher Planungsrunden und Meetings: Es geht darum Teilpläne zu synchronisieren, um die Gesamtleistung des Unternehmens zu optimieren.

Ein besserer Prozess

Ein wesentlicher Schlüssel zu einem besseren Prozess in Meetings ist die Vermeidung von „Powepointology“ – die alle Teilnehmer in eine Art „Siesta“ versetzt.

Wir hören von Managern als Begründung für Vorträge zu Beginn von Meetings oft, dass es darum geht „alle auf den gleichen Stand“ zu bringen.

Wir sagen nun: „Hängt eure Meetings an die Wand!“

Das meinen wir wörtlich. Relevante Powerpoint-Folien und anderes kontextbezogenes Material ausdrucken und an die Wand kleben. Die Wand als „Leinwand“ öffnet für die Teilnehmer den Blick für systemweite Zusammenhänge und Herausforderungen und hat einen ähnlich positiven Effekt wie der Vorschlag des CEO’s von LinkedIn, Jeff Weiner, dass alle Teilnehmer eines Meetings zu Beginn zehn Minuten Zeit haben, um alle Unterlagen durchzusehen.

Wir nennen die Auseinandersetzung mit dieser Leinwand „Galerie-Rundgang“. Ähnlich wie in einem Museum haben die Teilnehmer die Möglichkeit herumzugehen, sich die Exponate anzuschauen und sich damit auseinanderzusetzen. (Bei uns ist sogar das Anfassen der Exponate und eine Interaktion damit erlaubt!)

Zusätzlich zu dieser Art des Raumaufbaus im physischen Sinne nutzen wir sieben Prinzipien in Planungs- und Review Meetings, die sich in unserer Praxis als effektiver und effizienter Prozess bewiesen haben:

1. Persönlicher Check-In
Geben Sie zu Beginn des Meetings jedem Teilnehmer die Gelegenheit mit einigen Worten „einzuchecken“. Die Teilnehmer sagen wie es Ihnen geht und was Ihre jeweiligen Ziele für das heutige Meeting sind.

2. Galerie-Rundgang (Gallery Walk)
Geben Sie der Gruppe anschließend Zeit, um die „Leinwand“ zu betrachten und die Folien zu lesen. Geben Sie Ihnen Post-It’s und Stifte um die Leinwand anzureichern: mit Fragen, Gedanken, Vorschlägen und mehr. Die an den entsprechenden Stellen angebrachten Post-It’s lassen systemweite Fragestellungen und Herausforderungen deutlich werden.

3. Die „Besitzer“ betrachten die Ergänzungen
Die „Besitzer“ der jeweiligen Folien bekommen Zeit, die hinzugefügten Bereicherungen zu betrachten.

4. Fünf-Minuten Präsentation
Der erste „Besitzer“ hat nun fünf Minuten Zeit, um sein Material in einer selbstbestimmten Weise zu erklären. Sie oder Er kann über Dinge sprechen, die über den Inhalt der dargestellten Folien hinausgehen oder auch bereits auf die Anreicherungen eingehen.

5. Runde mit klärenden Fragen
Jeder Teilnehmer des Meetings – einer nach dem anderen, am besten in einer Runde – kann nun klärende Fragen (Verständnisfragen) zum präsentierten Material stellen. Wenn Sie eine Gruppe bei einem solchen Meeting unterstützen, sollten Sie darauf achten, dass die Teilnehmer ausschließlich klärende Fragen stellen, keine Bewertungen, Ergänzungen, Meinungsäußerungen oder ähnliches.

6. Runde mit persönlichen Reaktionen
Diese Bewertungen, Ergänzungen, Meinungsäußerungen und mehr haben in einer weiteren Runde Platz. Geben Sie jedem Teilnehmer einmalig reihum Platz für ihre/seine Gedanken und Anmerkungen. Jeder kann alles sagen, was er will – ohne Einschränkungen. Es gibt keine Diskussion, es redet immer nur eine Person.

7. Schlussworte des Besitzers
Nach diesen sechs Schritten und der Anreicherung der ursprünglichen Charts durch Fragen, Anmerkungen und persönlichen Reaktionen erhält der „Besitzer“ der Charts Platz um die Schlüsse, die er daraus zieht, der Gruppe mitzuteilen und auf die nächsten Schritte einzugehen.

Sie werden jetzt vielleicht denken, dass dies bei zehn verschiedenen Themen in einem Meeting eine Herausforderung darstellt. Meine Erfahrung ist, dass das nicht stimmt. Ganz im Gegenteil. Die Schritte 4 bis 7 mehrmals hintereinander zu durchlaufen schafft einen sehr hohen Energiefluss im Meeting. Ein weiteres Ergebnis ist, dass die Zuhörer entspannt sind und mit voller Aufmerksamkeit zuhören, da Sie wissen, dass Ihnen der Prozess Zeit und Raum für Ihre Fragen und Anmerkungen geben wird. Keiner wartet mehr angespannt darauf, endlich zu Wort zu kommen um seinen Punkt zu äußern.

Der oben beschriebene Prozess ist besser als viele andere dazu in der Lage, mit systemweiten Herausforderungen umzugehen, denn solche Herausforderungen benötigen einen Dialog zwischen den Beteiligten.

In den meisten Fällen der hier beschriebenen systemweiten Herausforderungen geht es um „Trade-Offs“, also um die Abwägung alternativer Handlungsszenarien. Als Beispiel: Wenn wir ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit wollen, brauchen wir eine Investition in den Kundenservice um Kapazitäten zum Umgang mit Beschwerden aufzubauen. Zur gleichen Zeit müssen ähnliche Investitionen vorgenommen werden, um Fehler in einem Produkt zu beheben, die zu Kundenbeschwerden führen. Was sollen wir also tun?

Das Für und Wider globaler Kompromissoptionen muss im gesamten Team einer Abwägung unterzogen werden, damit die zu einer fundierten Entscheidung notwendigen Informationen im Raum für alle sichtbar und nutzbar werden. Es gibt keine standardisierte Antwort und keine eindeutige Lösung. Das gesamte Team muss mit seinen Ressourcen den Entscheidungsträger unterstützen, damit dieser eine vernünftige Entscheidung treffen kann.

 

Fred Kofman ist Professor für Leadership und Coaching am Conscious Business Center der Universität Francisco Marroquin in Guatemala und Fakultätsmitglied von Lean In. Er ist Autor des Buches „Conscious Business – How to Build Value Through Values”

Christiane Schneider ist Businesspartnerin von cidpartners und Geschäftsführerin von Groupmind. Sie ist seit vielen Jahren erfolgreich in der Begleitung von Veränderungsprozessen tätig und hat den beschriebenen Meetingprozess in zahlreichen Unternehmen erfolgreich mit hoher Wirkung etabliert.

 

Noch Fragen? Haben auch Sie das Gefühl, zu viel Zeit in unnötigen Meetings zu verbringen?
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Als erfahrene Experten für dynamische Organisationsentwicklung und nachhaltige Veränderungprozesse freuen wir uns, Sie mit neuen Impulsen bei Ihren Vorhaben zu unterstützen!

 

 

Dieser Artikel ist eine überarbeitete deutsche Fassung des Beitrags „Put Your Meeting On The Wall“ von Fred Kofmann und Christiane Schneider, erschienen bei LinkedIn:

https://www.linkedin.com/today/post/article/20130827185129-36052017-put-your-meeting-on-the-wall?_mSplash=1

 

Picture: startup-photos by Pexels under CC0 1.0.

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